Управление контрактами проекта Печать
04.04.2012

Управление контрактами и поставками в инвестиционном проекте – раздел управления проектами, включающий процессы, требуемые для обеспечения поставки продуктов и услуг извне.

Руководителю проекта и команде управления требуется нанимать других менеджеров и компании, которые буду поставлять продукты и услуги для инвестиционного проекта. Контракты обеспечивают способ создания соглашений, на которые можно полагаться. Условия контрактов обязательны для выполнения не только в добровольном порядке, но и в принудительном. Вследствие правового характера контрактов для их одобрения обычно требуется иной, более высокий уровень согласования и подписания. Поэтому в команду управления инвестиционного проекта могут включаться юристы.

Контракты также, как и проекты, обладают жизненным циклом. Процесс контракта очень похож на фазы инициации, планирования, реализации и закрытия при управлении проектом.

В соответствии могут быть выделены следующие этапы контракта:

  • определение требований (формирование идеи);
  • составление заявки и объявление тендера (инициирование);
  • рассмотрение предложений и заключение контракта (планирование);
  • выполнение контракта (реализация);
  • закрытие контракта (завершение).

Определение требований осуществляется на основании оценки потребностей, необходимых для выполнения выделенных работ. Перед принятием решения о покупке продукта, работ или услуг необходимо решить, следует ли изготавливать данный элемент внутри своей организации или заказать его у сторонней организации.

Составление заявки иногда называется планированием предложения. Содержание требований пересматривается с учетом дополнительной входной информации о стоимости и способах выполнения требований. В результате содержание требований уточняется. На основании уточненных данных организуется проведение тендера.

Проведение тендеров может осуществляться как путем публичного объявления о намечаемых закупках, так и путем формирования списка аттестованных поставщиков и рассылки им своих заявок. Существует два основных способа формирования заявок: запрос цен и запрос предложения.

При запросе цен потенциальные подрядчики и поставщики должны удовлетворять все требования и поставить точно то, что запрашивалось. При запросе цен значительно упрощается принятие решения о выборе поставщика, но требуется точное составление спецификации заявки.

При запросе предложения подрядчику предоставлена некоторая свобода выполнения функций, описанных в заявке. Вследствие такой гибкости каждый подрядчик может предлагать что-то отличающееся от других поставщиков и по другой цене. Поэтому при запросе предложения требуется больше работы при оценке полученных предложений.

В процессе определения подрядчика из всех рассмотренных претендентов выбирается один или несколько подрядчиков в зависимости от принятого решения о диверсификации рисков. На данном этапе контракт пишется, согласовывается и подписывается сторонами. Содержание работ или описание товара является необходимой частью контракта. Оно должно быть достаточно подробным, чтобы любой потенциальный подрядчик мог полностью понять, что от него требуется и может ли он выполнить все эти требования.

Контракт должен содержать перечисление всего, что требуется заказчику, даже если это не является частью поставляемого продукта, например, отчеты о качестве, руководства по эксплуатации, документация, отчеты о выполнении и продвижении и т.д.).

Выполнение контракта является содержанием установленного в рамках контракта соглашения. Происходит действительное осуществление контракта. При выполнении контрактов необходимо осуществлять их администрирование. При администрировании контракта покупатель сам становится заказчиком проекта и следует обеспечить организацию поступления информации о ходе выполнения работ или поставки товаров. В крупных контрактах к такой информации относятся сообщения о состоянии работ по расписанию, отчеты о выполнении графика, отчеты контроля качества, сведения о контроле рисков и отчеты об изменениях.

После выполнения сторонами всех обязательств по контракту осуществляется его закрытие путем подписания актов и накладных и произведением окончательных расчетов.

Определение цены в контракте может осуществляться по-разному, главное чтобы они удовлетворяли обе стороны контракта. В каждом контракте всегда присутствует деловой риск. Этот деловой риск заключается в возможности как положительного, так и отрицательного результата контракта, в зависимости от связанных с ним рисков и от того, является ли их влияние благоприятным или нет.

В зависимости от способа определения цены в контракте выделяют две группы контрактов: 1) с фиксированной ценой и 2) с возмещением затрат. В контракте с фиксированной ценой требуется, чтобы его содержание было выполнено за фиксированную сумму денег. В реальности, если возникают проблемы, делающие невозможным для подрядчика или поставщика выполнение контракта за обговоренную сумму, такие соглашения могут пересматриваться.

В контрактах с фиксированной ценой покупателю не нужно знать, сколько в действительности подрядчик тратит на выполнение контракта. При заключении контракта с фиксированной ценой подрядчик берет на себя весь риск, связанный с будущими проблемами. Поэтому продавец устанавливает цену так, чтобы она компенсировала принятие на себя этого риска. В результате в контрактах такого типа может оказаться, что покупатель платит больше, чем было бы необходимо в том случае, когда покупатель взял бы на себя часть рисков.

Виды контрактов с фиксированной ценой:

1. Контракт с твердой фиксированной ценой. Здесь по условиям контракта требуется, чтобы продавец поставил покупателю оговоренные товары или работы по твердой фиксированной цене без возможности возмещения каких-либо издержек, если во время его выполнения возникли риски, увеличившие затраты подрядчика. Такой контракт является наиболее безопасным способом передачи риска – продавец берет на себя весь риск. Часто в контрактах такого вида оставляется некоторое пространство для переговоров даже после согласования и подписания на случай, если поставщик не может выполнить контракт за обусловленную сумму.

2. Контракт с фиксированной ценой плюс экономическая корректировка. Цена контракта корректируется по некоторой формуле в соответствии с оговоренными экономическими показателями. В таком виде контрактов часть рисков берет на себя покупатель. Продавец берет на себя риски, связанные с контрактом, за исключением тех, которые порождаются изменениями в экономике. Такой тип контракта может применяться в случае периодов высокой инфляции. Контракты такого типа называют еще «с плавающей ценой».

3. Контракт с фиксированной ценой и вознаграждением за результаты. В контрактах с фиксированной ценой плюс премия имеется оговоренная фиксированная цена, к которой добавляется поощрительное вознаграждение за превышение показателей контракта, например, за выполнение проекта раньше установленного срока, с улучшенной спецификацией или качеством работ. В такой ситуации риск, связанный с удовлетворением условий контракта, берет на себя подрядчик, но покупатель учитывает некоторый дополнительный риск. Этим достигается также поощрительный эффект при выполнении контракта.

В контрактах с возмещением затрат поставщик соглашается выполнить условия контракта, но риск берет на себя покупатель. Покупатель соглашается возместить подрядчику стоимость любой работы и любые потраченные деньги. Когда контракт выполнен, покупатель выплачивает определенную сумму поставщику за выполненную работу.

Контракты с возмещением затрат используются тогда, когда велики риски и неопределенность проекта или необходимо делать значительные инвестиции, пока не появится возможность получения окончательных результатов проекта. В некоторых случаях это является экономичным: в проектах с большим риском подрядчик будет оценивать стоимость рисков и делать достаточную наценку для покупателя с целью компенсации взятия на себя риска. В контракте с возмещением затрат оплачиваются только фактические затраты на возникающие риски.

Основной сложностью контрактов с возмещением затрат является определение фактических затрат. В основном это происходит на основании сверки выполненных работ с произведенными затратами и их обоснованием первичными документами.

Виды контрактов с возмещением затрат:

1. Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение. В таком контракте подрядчику возмещаются все деньги, потраченные им на выполнение требований контракта, а также выплачиваются комиссионные. Эти фиксированные комиссионные по существу являются прибылью подрядчика от выполнения контракта. Естественно, что в контрактах с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение у подрядчика минимальный стимул к контролю затрат и сокращению сроков его выполнения.

2. Контракт с возмещением затрат плюс периодическая премия. В таком контракте устанавливается премиальная система, поощряющая подрядчика за выполнение частей контракта. Премии могут определяться многими различными критериями, включая качество, сроки, четкость предоставления отчетов и т.д. Когда каждое из таких требований удовлетворено, то назначается премия, которая выплачивается подрядчику.

3. Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение за результаты. В таком контракте создается система стимулирования поставщика к достижению повышенных показателей работы. Так же, как и контракт с фиксированной ценой плюс премия, контракт затраты плюс премия разрешает подрядчику превышать параметры спецификаций и требований контракта. Когда проект выполняется досрочно или превышены проектные критерии и спецификация, то выплачивается премия. Контракт с возмещением затрат плюс премия является наименее предсказуемым из всех типов контрактов. В контракт не только входят переменные издержки работы, но и должна учитываться переменная премия, которую необходимо выплатить подрядчику.

Управление контрактами и поставками в инвестиционном проекте включает в себя следующие блоки вопросов:

1. Разработку концепции управления контрактами в проекте:

  • проведение маркетинга рынка продуктов и услуг;
  • разработку стратегии управления контрактами;
  • составление спецификации продуктов и услуг;
  • определение возможных источников приобретения ресурсов;
  • анализ альтернатив;
  • утверждение концепции.

2. Планирование поставок и контрактов для обеспечения потребностей проекта в необходимых продуктах и услугах:

  • определение потребности проекта в продуктах и услугах;
  • проведение маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей;
  • выбор метода обеспечения и поддержки контрактов в проекте;
  • определение типов контрактов;
  • определение титульного списка работ и перечня контрактов в проекте;
  • формирование графика заключения контрактов.

3. Организация и подготовка контрактов в проекте:

  • распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления контрактами;
  • подготовка документации, необходимой для проведения тендеров;
  • приглашение на тендерные торги;
  • проведение торгов и выбор претендентов;
  • заключение контрактов;
  • разработка системы отчетности и порядка внесения изменений.

4. Контроль и регулирование контрактов:

  • организация системы контроля контрактов;
  • учет выполнения работ по контракту;
  • определение состояния и прогноз выполнения работ и их обеспечения;
  • представление отчетности о выполнении контрактов;
  • анализ текущего состояния выполнения контрактов и запросов на изменения;
  • разрешение споров и разногласий.

5. Завершение управления контрактами в проекте:

  • формальная приемка;
  • заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта;
  • закрытие контрактов;
  • заключительный отчет по управлению контрактами в проекте;
  • формирование архива контрактной документации;
  • извлеченные уроки.
  • формирование архива.

Какие еще бывают контракты

Трудовые соглашения — фиксируют ставки персонала, по которым будет оплачиваться работа подрядчиков.

Контракты лизинга — соглашения на лизинг одного или нескольких производственных активов у поставщика, определяющие  период лизинга, график платежей и другие условия.

Контракты на закупку — договора на закупку товаров и услуг, определяющие условия закупки.

Контракты аренды — определяют промежуток времени аренды, график платежей и другие условия контракта.

Сервисные контракты — включают  подробную информацию о сервисе, которые должны быть предоставлены, а также о том, имеется ли соотнесенный с контрактом график платежей.

Рамочные контракты — определяют поставщика, общую сумму и даты действия соглашения. Обычно рамочный контракт используется для закупки услуг и/или материалов по согласованным ценам и условиям.