Адаптивные проектные коммуникации Печать
27.11.2008

В центре проектных коммуникаций находится гарантия того, что условия коммуникаций являются эффективными и соответствующими. Но эти условия изменяются от проекта к проекту, от одной заинтересованной стороны к другой. Итак, давайте рассмотрим как можно адаптировать коммуникации проекта в соответствии с достижением их эффективности.

 

Каким образом осуществлять коммуникации, где, кто является целевой аудиторией коммуникации в проекте и т.д. – все это составляет часть плана коммуникаций, который в свою очередь является частью плана управления проектом, или его приложением. Наиболее важным здесь является наличие адресных потребностей всех стейк-холдеров.

Сегодня, проектные коммуникации протекают через еженедельные отчеты о состоянии дел и/или совещания, и позднее либо лично, либо при помощи конференц-связи.  Не каждая заинтересованная сторона должна уделить время для указанных способов, но при этом воспринимает и другие методы получения и передачи информации. РMI предлагает следующие методы коммуникации:

  • письменная и устная;
  • внутренние (в проектной команде) и внешние (потребитель, масс-медиа, общество);
  • формальные (отчеты, брифинги, документы, презентации) и неформальные (меморандумы, e-mail, неформальные переговоры; срочные сообщения, язык жестов и мимика;
  • вертикальные и горизонтальные.

Все они являются обоснованными и имеют  место в каждом из проектов. Используйте их все для адаптации вашего способа доведения информации по проекту до каждой заинтересованной стороны.

 

Таблица, представляющая собой адаптированный план коммуникаций, дает определение атрибутам и средствам коммуникации, и может идет использована вами для управления этим процессом:

Составляющая

Назначение

Средство

Адресат

Частота

Ответственное лицо

Отчет по проекту

Сообщение о выполнении проекта

- устно

- письм.

- Джон Смит

- все остальные стейк-холдеры

еженедельно

Руководитель проекта

Протоколы собраний

Сообщение об итогах встреч

письменно

Стейк-холдеры и совет директоров

После каждого собрания

Руководитель проекта

План управления проектов

Сообщение о плане проекта

письменно

Стейк-холдеры и совет директоров

После каждого обновления

Руководитель проекта

Обратная связь

Сообщения о потребностях, задачах и комментариях

- устно

- письм.

- Джон Смит

- все остальные стейк-холдеры

В случае необходимости

Заинтересованные стороны

 

В примере, представленном выше, все заинтересованные стороны, получают отчет о ходе проекта только в письменной форме, кроме Джона Смита, который получает устный отчет, так как является основным в данном случае.

 

Если в случае работы в проекте, Вы нашли, что установленный способ  коммуникации не работает ни для одного из заинтересованной стороны, измените (адаптируйте) его и опубликуйте обновленную версию плана, так чтобы каждый был осведомлен об изменениях.

 

Невозможно гарантировать, что любая информация в проекте будет распространяться должным образом. Однако, если она будет полноценной – это возможно. И наконец, если информация не является корректной, то не имеет значения насколько хорошо вы будете адаптировать план коммуникаций!

 

Джордж Домингез. Перевод Ирина Дорохова. http://www.pmhut.com/adaptive-project-communication